Přestože se na první pohled může zdát, že „ISO“ zavání spíše byrokracií a papírováním, ukazuje se, že celý systém pomáhá zjednodušit a zprůhlednit jednotlivé procesy, definovat zodpovědnosti a vyjasnit vzájemnou vazbu procesů mezi sebou. Norma ISO 9001 je systém managementu kvality v oblasti řízení podniku a jeho procesů (dále jen SMK), a mimo jiné vyžaduje, aby ÚMČ Praha 7 průběžně monitoroval úroveň spokojenosti klientů i zaměstnanců a výsledky získané tímto způsobem využíval pro zlepšování.
S vědomím této skutečnosti byla v březnu 2019 zahájena realizace dvouletého projektu Zavedení systému managementu řízení kvality v Úřadu městské části Praha 7, registrační číslo CZ.03.4.74/0.0/0.0/17_118/0010016. Cílem projektu bylo zavedení systému managementu řízení kvality v úřadu MČ Praha 7 cestou implementace standardů ISO 9001:2015 za účelem zvýšení výkonnosti organizace, zlepšení kvality poskytovaných služeb, vnitřních a vnějších procesů a podpory rozvoje managementu řízení.
Městská část Praha 7 má aktuálně více než 45 000 obyvatel a ÚMČ P7 na 230 zaměstnanců. Požadavky na kvalitu poskytovaných služeb mají logicky zvyšující se tendenci, a to jak z hlediska služeb veřejné správy, tak z hlediska zapojení zainteresovaných stran (klienti, občané, spolupracující instituce, organizace zřizované MČ P7). Projekt, který byl na počátku zavedení SMK na našem úřadě, tak velmi dobře reagoval na potřebu zefektivnit fungování procesů a činností ÚMČ P7 zaměřeného na různorodé oblasti řízení, tyto procesy a činnosti sjednotit a integrovat.
Jaké jsou přínosy SMK?
Přínosy jsou zejména v řízení všech procesů ÚMČ Praha 7, definici a eliminaci rizik a snaze o neustálé zlepšování, což v důsledku vede k zefektivnění procesů, snižování nákladů a zvyšování produktivity. ÚMČ Praha 7 tak dokáže lépe definovat, reagovat a splnit očekávání zainteresovaných stran jak interních, tak externích.
Jak je to na ÚMČ Praha 7?
Systém managementu kvality byl na ÚMČ Praha 7 zaveden do pravidelné agendy koncem roku 2020, tedy po ukončení výše zmíněného projektu. Podrobně je popsán v Manuálu managementu kvality ÚMČ Praha 7, který je strukturován v souladu s literou normy ČSN EN ISO 9001:2016, kde se požadavky na systém managementu kvality a požadavky na služby ÚMČ Praha 7 vzájemně doplňují. Dalším klíčovým dokumentem pro SMK je Organizační řád MČ Praha 7 a Strategický plán. Aby bylo dosaženo hlavního záměru implementace systému, tj. zvýšení kvality a efektivity ÚMČ Praha 7 jako celku, měly by být do tohoto trvalého základu zlepšování zakomponovány i podpůrné procesy a činnosti, které celkovou výkonnost a efektivitu též ovlivňují. Jedná se zejména o:
· řízení rozvoje lidských zdrojů, aktivizace a motivace v zájmu zvyšování efektivity,
· řízení finančních, informačních a logistických toků a činností,
· neustálé zlepšování
· rozvoj infrastruktury.
Kdo je za systém managementu kvality odpovědný?
Odpovědnosti a pravomoci v rámci systému managementu kvality jsou uvedeny v Manuálu kvality ÚMČ Praha 7 a Organizačním řádu ÚMČ Praha 7. Každý zaměstnanec nese odpovědnost za svou činnost ve vztahu k zaměstnavateli a je povinen práce a služby zajišťovat nebo provádět v požadovaném rozsahu a kvalitě.
Certifikát SMK ISO 9001
Udělení certifikátu systému managementu kvality MČ Praha 7 pro normu ČSN EN ISO 9001:2016 v předmětu činnosti „Výkon státní správy a samosprávy“ podléhá certifikačnímu řízení, které spočívá v auditu vybraných činností realizovaných na ÚMČ Praha 7. Druhý stupeň auditu proběhl ve dnech 7.–8. 12. 2023 v budově Úřadu MČ Praha 7 a na detašovaných pracovištích za přítomnosti týmu auditorů ze společností QUALIFORM, a. s., která je akreditovaným certifikačním orgánem č. 3011, IČO: 494 50 263. ÚMČ Praha 7 je tak zapsán do Registru držitelů certifikátů certifikačního orgánu, a to na základě splnění všech požadavků na audit a uzavření licenční smlouvy. Platnost certifikátu je do 9. 12. 2026.
Poděkování zaměstnancům úřadu za aktivní spolupráci
Implementace systému managementu kvality na našem úřadě, realizace auditů a získání certifikátu představovalo nejen vynaložení finančních prostředků, ale i času, úsilí a invence zaměstnanců úřadu napříč odbory, a to nad rámec jejich povinností. Práce na popsání jednotlivých procesů, revize šablon, formulářů, dokumentů a informací na webových stránkách včetně pravidelných následných aktualizací, je společným a intenzivním dílem zaměstnanců úřadu, zejména v období let 2022–2023, za což jim patří velký dík.
Nezanedbatelným přínosem je i SW ATTIS, ve kterém je celé řízení procesu realizováno a podrobně zdokumentováno. K aktualizaci procesů a revizi dokumentů pak dochází pravidelně v nastavených termínech buď interních auditů, nebo v okamžiku, kdy to vyžaduje jakákoliv organizační změna na úřadě. Zaměstnanci jsou pravidelně informováni o dění v rámci zavedeného procesu SMK podléhajícího normě ISO 9001 a jsou si dobře vědomi, že získaný certifikát nejen oceňuje jejich podíl na jeho získání, ale deklaruje i vysokou odbornost a profesionalitu jejich práce a zodpovědný přístup ke klientům.
